Semplificare i processi, Controllare i risultati

Le applicazioni di questa area funzionale sono un passo concreto e fondamentale verso la trasparenza, la semplificazione, l’ efficienza e l’ efficacia della Pubblica Amministrazione. L’aver messo al centro un gestore unico di tutti i processi della PA, trasforma l’approccio fin dal disegno dei Processi, facilitandone la reingegnerizzazione, consentendone immediatamente la verifica e facilitando il lavoro di squadra grazie alla “regia” delle attività operative consentita dalle soluzioni stesse.
Le componenti di controllo dei risultati, peraltro presenti trasversalmente in tutte le aree funzionali, consentono l’ottimizzazione continua, la trasparenza, la rendicontazione specialistica e quella pubblica, grazie alla messa a disposizione dei risultati di gestione anche in forma di dati aperti (Open Data).

Workflow Management System
Protocollo e Provvedimenti
Atti, Delibere, Determinazioni
Controllo degli Obiettivi e di Gestione

Brochure
@kropolis atti
Controllo di gestione

Il Workflow Management System è stato specificamente progettato per la Pubblica Amministrazione Locale e sovrintende alla gestione degli iter ed al controllo dei Processi e dei Procedimenti che definiscono le varie attività dell’Ente Pubblico. Lo strumento ottiene un duplice risultato: progetta, gestisce, governa, schedula e controlla i Processi con l’ottica del risultato; e dall’altro facilità, aiuta, guida, accompagna e documenta l’attività quotidiana del Personale dell’Ente. L’impostazione architetturale del Workflow permette un cambiamento di prospettiva dalla logica dell’adempimento, del procedimento e in generale dell’autotutela, a quella del processo, del risultato e della responsabilità. E’ questo uno dei risultati di @kropolis di cui andiamo più fieri.

Protocollo e Provvedimenti: il Protocollo Informatico è il sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali, ma costituisce anche l’infrastruttura di comunicazione comune ai flussi dei Documenti nelle Amministrazioni (e tra di esse). La soluzione di Data Management Pa Solutions (che ha ottenuto le maggiori certificazioni pubbliche relative ai Protocolli) è impostata sul Workflow Management System di @kropolis e consente l’intera digitalizzazione dei documenti (in entrata ed uscita), gestisce il piano di lavoro di ciascun operatore attraverso la metafora delle Scrivanie. Grazie alla Gestione dei Procedimenti, l’Ente è guidato nelle varie fasi di gestione della pratica e dei documenti, dall’inserimento di un nuovo Protocollo alla scansione del documento cartaceo, dalla gestione degli allegati informatici sino al compimento delle operazioni in uscita e in entrata. Sono gestiti i fascicoli, lo scarto archivistico, il registro, lo storico del protocollo, la Firma Digitale, la PEC e l’impronta digitale del documento protocollato.

La Gestione Atti, Delibere, Determinazioni inizia con la Gestione delle Proposte, che rappresentano la fase iniziale del processo di produzione dell’atto ed arrivano fino alla sua stesura definitiva. A livello di Proposta, vengono gestiti i pareri tecnico, contabile e delle commissioni consiliari, gli allegati e gli eventuali impegni di spesa. Gli Ordini del Giorno per le sedute consentono la preparazione della seduta, la relativa convocazione, le discussioni, i pareri ed i partecipanti. La Gestione delle Delibere di Giunta e Consiglio permette la trasformazione delle proposte approvate completa di tutte le attività correlate (gettoni di presenza, ecc..). La Gestione delle Determinazioni gestisce le Determinazioni dei Dirigenti e Responsabili del Servizio. Nella gestione delle attività, possono essere indicati gli estremi contabili degli impegni e delle liquidazioni correlate, nonché le relative comunicazioni agli altri Enti coinvolti. Sono gestiti persino gli Allegati. Uno specifico modulo si occupa dei Contratti stipulati dall’Ente. La pubblicazione degli atti e dei provvedimenti viene semplificata dall’applicazione Albo Pretorio on line, che permette l’accesso alle informazioni, l’inserimento e le ricerche parametriche.

Controllo degli Obiettivi e di Gestione: per ridimensionare i costi nell’ottica della Spending Review, sono di cruciale importanza le Soluzioni di Controllo degli Obiettivi e Controllo di Gestione, che sono argomenti correlati ma distinti, che forniscono un importante strumento di monitoraggio dell’efficienza e dell’efficacia dei Servizi. La Soluzione realizza una struttura scalabile di strumenti di controllo con obiettivi specifici: dal controllo dei costi, all’efficacia degli impieghi, dal controllo degli obiettivi di servizio a quelli personalizzati delle risorse. Vengono messe a disposizione dei Responsabili dei Servizi delle componenti per le valutazioni dei Programmi coordinati e l’ottimizzazione delle risorse umane ed economiche e per i Responsabili del Controllo di Gestione una serie di strumenti di analisi più complessi, per avere una visione globale, dinamica e in tempo reale, grazie a meccanismi per l’acquisizione dei dati, tali che, una volta definite le specifiche generali, la gestione ne risulti trasparente agli utenti. Dal momento che vengono gestite informazioni particolarmente delicate,sono stati previsti vari livelli di profilazione in modo che, in relazione ad ognuno di essi, siano permesse o disattivate particolari funzionalità.

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